Forbedring af arbejdsgange

Der tales meget om, at kommunerne skal omstille arbejdsgangene (også kaldet interne processer) i takt med indførelse af digital forvaltning, hvis de skal opnå en reel gevinst ved hjælp af ny tekonologi. Men hvad menes der egentlig med ‘interne processer’? og hvilke resultater giver et bevidst arbejde med omstilling af processerne?

Ja, lad os starte, der hvor handlingerne sker – i kommunen. Kan du som medarbejder eller leder svare på følgende spørgsmål:

– Hvad koster det at gennemføre en proces (evt. byggetilladelse eller gravetilladelse)?
– Udnyttes dine medarbejderes ressourcer og kompetencer så effektivt som muligt?
– Udnyttes jeres IT-systemer optimalt?
– Har I fokus på arbejdet i forvaltningen eller på processen fra start til slut?
– Hvor meget kan I spare ved at lade borgeren klare den rutinemæssige del af sagsbehandlingen?
– Hvad gør du som leder, hvis en nøglemedarbejder bliver langtidssyg?
– Understøtter organiseringen processernes udførelse?
– Er jeres IT-systemer kravspecificeret til at understøtte processerne eller forvaltningerne?

Svaret på spørgsmålene er ofte: “Jeg tror nok, at ….” eller “Nu er det helt specielt for vores kommune, at ….”, men i praksis kendes svarene på spørgsmålene ikke.

På nogle områder er der lavet en speciel indsats, eller der er netop gennemført et projekt med nogle konkrete resultater, men ofte mangler det store overblik over samspillet mellem organiseringen, processerne (arbejdsgange) og det understøttende værktøj: IT. Arbejdet med processer kan skabe overblik over dette samspil.|top|

Hvorfor er fokus på processer vigtigt?

Uanset hvordan organisationen er struktureret, vil der være processer, der går på tværs af strukturen. Processerne har den egenskab, at de er uafhængige af organisationsstrukturen, dvs. at de går på tværs af alle faglige, organisatoriske og geografiske grænser – illustreret i figuren nedenfor:

Et procesarbejde kan skabe fokus på, hvordan processerne udføres af forskellige dele af organisationen. Derfor er en dokumentation af processerne det helt rigtige værktøj til at skabe forbedringer – især når det drejer sig om digitale forvaltningsløsninger.

Undersøgelser viser, at op til 83% af alle forretningsdokumenter kan betragtes som formularer og den proces, der ligger til grund for formularen udføres af mange forskellige medarbejdere i forskellige dele af organisationen. Derved er der et potentiale for besparelser, da digital forvaltning kan forenkle processen – men kun, hvis processen omlægges i takt med, at IT overtager opgaverne.

Hands on-viden er grundlaget

I projektet Din Åbne Kommune bliver procesarbejdet taget seriøst. Faktisk så seriøst, at det ikke er udviklere, der designer den fremtidige proces. Det har vi overladt til dem, der ved mest om, hvor man kan forbedre arbejdsgangene; – sagsbehandlerne i kommunerne.

Med baggrund i en række interviews afklares og dokumenteres den eksisterende proces i en “as is”-beskrivelse. Med baggrund i processernes forløb samles konsulenter, sagsbehandlere, ledere, mv. i workshops med det formål at designe den fremtidige proces (“to be”- processen).

Fordelen ved at arrangere en workshop er, at her får deltagerne mulighed for at udveksle viden og erfaringer på tværs af kommunerne samt definere den optimale proces (se illustrationen Viden/Discipliner).

Når det er allerbedst, designes de nye arbejdsgange på stedet, dokumenteres på PC og vises på lærred for hele gruppen. Det betyder, at de nye arbejdsgange vokser direkte ud af workshoppen.

Skriv et svar